Tips atau cara melakukan pencatatan Keuangan yang baik dan benar

Pada kesempatan ini saya akan sharing sedikit mengenai Tips-tips melakukan pencatatan keuangan bagi UMKMyang mudah-mudahan bisa membantu bapak/ibu dalam berbisnis. Tips ini saya rangkum dari grup WhatsApp Teman Bisnis (tebi) yang di sampaikan oleh coach Jajang dari Teman Bisnis. 

Sekedar informasi Teman Bisnis merupakan aplikasi Android yang digunakan untuk pencatatan keuangan Anda. Dan sekarang juga saya menggunakannya, yang penasaran dengan aplikasi ini silahkan untuk langsung di download via Play Store.

Berikut adalah pemaparan yang di jelaskan oleh coach Jajang mengenai Tips-tips melakukan pencatatan Keuangan bagi UMKM.

Sebagai pebisnis kita pastinya udah terbiasa hitung menghitung yaa hehe. Waktu kita terbatas, modal kita terbatas, jadi kita harus pastikan bahwa semua yang kita lakukan ini bener-bener punya manfaat bagi kita dan bisnis kita. Kalo gaada manfaatnya, atau kecil manfaatnya yaa mending kita tinggalkan atau gak terlalu kita prioritaskan.

Nah pertanyaannya, gimana dengan aktivitas pencatatan keuangan?

Apa benar mencatat semua transaksi kita, membuat laporan keuangan itu bermanfaat bagi bisnis kita? 

Ini penting sekali untuk dipahami terlebih dulu sebelum kita mempelajari teknis pencatatan keuangan. Karena kalau kita tahu apa yang kita lakukan itu bermanfaat, pasti kita akan lebih termotivasi untuk melakukan hal tersebut

Waktu kita baru buka usaha, mungkin masih belum kerasa. Lanjut aja bisnis tanpa pencatatan gapapa. Tapi setelah sebulan berjalan, terus ditanya: bisnismu untung berapa?

 

Kalau kita ga bikin pencatatan keuangan, pasti bingung jawab pertanyaan ini.

Belum lagi bisnis makin berkembang, transaksi makin banyak, ada transaksi utang-piutang, dll dll. Intinya, sangat mustahil kita bisa ingat semua transaksi bisnis kita tanpa dicatet. Nahh! itu sebabnya kita butuh pencatatan keuangan.

Dengan mencatat semua aktivitas keuangan di bisnis kita, akan mempermudah kita mengetahui posisidan kondisi bisnis kita. Bapak/ibu juga bisa dengan mudah menjawab pertanyaan-pertanyaan seperti:

1. Berapa sih jumlah aset kita,
2. Berapa jumlah modal usaha kita,
3. Berapa omzet kita bulan ini,
4. Berapa keuntungan kita di periode ini.
5. Dan kawan kawannya

Bagi yang udah punya karyawan, hasil dari pencatatan keuangan bisa dipakai untuk membantu mengelola keuangan bisnis. Bisnis kita juga jadi lebih efisien. Bahkan, hal yang kita anggap ga mungkin bisa, jadi mungkin. Contohnya: kita bisa sisihkan uang bisnis untuk bayar THR karyawan.

Nah gak berhenti sampai situ. Dengan tahu posisi dan kondisi keuangan bisnis kita, akan lebih memudahkan kita melakukan proyeksi dan perencanaan-perencanaan untuk bisnis kita. Sebagai contoh: 

kita tahu nih kas usaha kita ada Rp 2.000.000. Kita bisa lho bikin anggaran/proyeksi, misalnya Rp 2.000.000 itu mau kita alokasikan untuk apa aja? Untuk cara bikin anggaran dan proyeksi ga saya jelaskan di pertemuan ini yaa mudah-mudahan bisa di kesempatan yang lain.

Intinya, kita udah tahu apa saja manfaat pencatatan keuangan. Kalau kita rangkum, catatan keuangan itu secara umum punya dua manfaat: 

1. membuat kita tahu posisi dan kondisi bisnis,

2. memudahkan untuk pengambilan keputusan untuk proyeksi dan strategi usaha kedepannya.

Nahh sekarang baru deh kita bahas tips-tips untuk melakukan pencatatan keuangan. Yang pertama, kita harus tahu dulu dasar-dasar untuk melakukan pencatatan.

Sebenarnya pencatatan keuangan itu bagian dari ilmu akuntansi. Jadi memang kalau mau belajar pencatatan keuangan, kita harus agak nyerempet-nyerempet dengan bahasa-bahasa akuntansi hehe. Tapi tenang aja, kita belajarnya pelan-pelan. Di kesempatan ini saya akan share dulu tentang 5 jenis akun dalam pencatatan keuangan ☺

Dalam akuntansi, ada 5 jenis akun, yakni:

1. Harta (aset),

2. Utang (liabilitas),

3. Modal,

4. Pendapatan, dan

5. Beban.

Kita bahas sedikit yaa mengenai 5 jenis akun ini.

Harta (aset)adalah “kekayaan” yang kita punya, yang produktif untuk menghasilkan penjualan dan keuntungan untuk bisnis kita. Harta ini bentuknya bisa macam-macam, contohnya ya:

1. Kas(uang),

2. Piutang (uang kita yang masih ada di orang lain dan belum dikembalikan),

3. Persediaan (barang dagangan yang ada di stok),

4. Kendaraan operasional,

5. Bangunan kantor.

Ini hanya contoh aja yaa. Ada banyak lagi jenis-jenis dari aset (harta). Nanti bisa diexplore di sesi tanya jawab

Cara Foto Produk keren hanya dengan Menggunakan Kamera HP

INGAT!!!

Harta Kekayaan yang kita masukkan dalam harta (asset) adalah kekayaan yang BERHUBUNGAN dengan bisnis kita saja. 

Kalo punya rumah pribadi yang ga dipake untuk usaha dan gaada hubungannya dengan bisnis kita, gausah dimasukin ke dalam aset.

Kunci dari pencatatan harta (aset) adalah pemisahan antara harta yg produktif utk bisnis dengan harta pribadi kita

Setelah tahu aset itu apa, lalu kita masuk ke utang dan modal. Utang dan modal sebenarnya adalah SUMBER DANA  untuk memperoleh aset.

Kalo misal kita punya sebuah aset nih, misalkan ruko ya. Nahh ruko ini kita peroleh dengan cara apa? 

1. Dibeli pakai uang sendiri? Atau

2. Pinjam uang dari kerabat/kenalan?

Kalau kita beli ruko pakai uang sendiri, berarti pakai modal. Kalo kita beli pake dana yang dipinjam dari pihak lain, berarti itu utang.

Singkatnya: utang adalah sumber dana eksternal (punya orang lain), sedangkan modal itu sumber dana internal (punya kita sendiri).

Maka dari itu, dalam akuntansi ada yang namanya persamaan akuntansi, yaitu 

HARTA (ASET) = UTANG + MODAL

Cara mudah membedakan utang dan modal:

Utang: jika dapat dananya, kita memiliki kewajiban untuk mengembalikannya. 

Modal: nggak ada kewajiban kita untuk mengembalikan dana yang kita peroleh.

Selanjutnya ada akun pendapatandan beban.

Pendapatan = penghasilan usaha. Bisa dari penjualan barang, komisi, fee atas jasa, dan lain-lain sesuai dari jenis bisnis bapak/ibu.

Beban adalah pengeluaran yang HARUS keluar untuk mendapatkan pendapatan. Contohnya beban sewa toko, beban gaji karyawan, beban pokok penjualan, dan kawan-kawannya.

Saya ga bahas satu-satu yaa. Nanti kalau ada pertanyaan silakan tanyakan di sesi diskusi

Selisih dari pendapatan dan beban itu bisa jadi laba (untung) atau rugi, tergantung gede-an mana pendapatannya atau bebannya.

1. Kalau pendapatan > beban, berarti untung.

2. Kalau pendapatan < beban, berarti rugi.

Memahami 5 jenis akun ini sangat penting, karena akan jadi panduan pada saat kita mencatat transaksi. Kita jadi tahu kapan kita catat modal, kapan kita catat aset, dan seterusnya. Intinya dengan memahami 5 jenis akun ini akan memudahkan kita membuat catatan keuangan yang rapih dan akurat

Sebenarnya ada lagi beberapa hal lain yang harus diperhatikan seperti cara melakukan penjurnalan, membuat buku besar, dan menyiapkan laporan keuangan. Tapi nanti itu bisa di sesi Tanya jawab aja yaa, atau kalau pada berminat bisa kita bahas di sesi-sesi yang lain yaa.  karena akan panjang sekali kalau dijelaskan di sesi ini.

Selanjutnya, kita masuk tips kedua. Yang kedua adalah mengatur waktu yang didedikasikan untuk mencatat.

Menjadi pebisnis itu emang harus siap-siap jadi CEO (Chief Everything Officer). Apalagi kalau usahanya baru banget kita rintis. Semua kerjaan mulai dari penjualan, produksi, administrasi, sampai dengan akuntansi kita semua yang lakukan. Hal ini seringnya membuat pencatatan keuangan jadi “tidak terurus”.

Ga sempat catet transaksi di hari ini, diniatin untuk dicatet besok, ternyata besok lupa 😭. Pas mau nyatet ternyata bukti transaksi udah hilang entah kemana😰, trus kitanya lupa detil transaksinya seperti apa 🙈

Idealnya dalam prinsip akuntansi, pencatatan keuangan dilakukan di hari yang sama dengan hari aktivitas keuangan terjadi.

Sebagai contoh, kalau  ada pembelian perlengkapan di tanggal 21 juni, berarti dicatat di 21 juni juga.

Agar bisa melakukannya, kita perlu menentukan waktu-waktu tertentu yang khusus didedikasikan untuk mencatat.

Contoh: kita punya toko yang buka dari jam 08.00 – 19.00. Kita bisa luangkan waktu dari jam 19.00 – 20.00 untuk mencatat transaksi. Jadi pas udah gaada transaksi, toko udah tutup, kita punya waktu untuk catet keuangan bisnis kita tanpa terganggu.

Alternatifnya, kita bisa tentukan dari range jam 08.00-19.00 (saat toko kita masih buka). Cari waktu yang kira-kira masuk “jam santai” yang ga banyak penjualan atau aktivitas lainnya. Di jam itu kita bisa luangkan waktu untuk catat transaksi kita.

Tips Ketiga, dan yang terakhir dalam sesi sharing kali ini, adalah menentukan media yang nyaman dan bisa secara efektif digunakan untuk melakukan pencatatan keuangan.

Media mencatat saat ini contohnya ada buku, laptop, HP. Nah dari situ kita pilih mana media yang paling cocok sama kita. Setiap orang pasti punya preferensi yang beda-beda pastinya.

Contohnya, orang yang kurang familiar dengan teknologi biasanya akan memilih buku sebagai alat mencatat. Tapi disini kita juga harus lihat perkembangan yang terjadi saat ini. Disaat semua pebisnis sudah pakai bantuan gadget, susah juga kan kalau kita masih berkutat dengan buku untuk nyatet?

Nah itu sebabnya pula mba @Abidah Syauqina buat aplikasi temanbisnis untuk memudahkan pebisnis melakukan pencatatan keuangan. Kedepannya akan banyak update-update dan perbaikan dari aplikasi ini yang mudah-mudahan akan semakin bermanfaat bagi pebisnis, khususnya pebisnis UMKM.

Jadi gini, kalau kita mengacu kepada prinsip akuntansi yg ideal, kita benar-benar tidak boleh menggabungkan antara pencatatan keuangan bisnis dengan pencatatan keuangan pribadi.

Saya coba tawarkan beberapa alternatif solusi, siapa tau ada yg bisa diterapkan dengan/tanpa modifikasi

Alternatif 1, pencatatan keuangan bisnis benar-benar dipisah dengan pencatatan keuangan pribadi. Caranya?

1. Catat dulu semua transaksi bisnis. Nanti kan ada selisih ya antara pendapatan - beban. Syukur-syukur kalau pendapatan lebih besar dari beban. Ini namanya keuntungan.

2. Nah dari untung itu, tarohlah Rp 10.000.000 per bulan. Disini bisa ambil bagian keuntungan untuk kebutuhan pribadi Anda. Bahasa kerennya itu dividen. Jadi ditetapkan dari keuntungan usaha, misal 30% untuk dividen, 70% untuk modal tambahan bisnis Anda. Berarti dari keuntungan Rp 10.000.000, sebesar Rp 3.000.000 dividen utk kebutuhan sehari-hari Anda, Rp 7.000.000 utk diputer lagi buat tambahan modal bisnis

3. Karena akun dividen belum ada di temanbisnis, setiap kali mau tarik dividen, Anda bisa pakai akun pengeluaran pribadi. Nanti di catatannya ditulis dividen

4. Nah, nanti untuk pengelolaan keuangan pribadi, bisa pakai aplikasi lain. Kalau blh saya rekomendasikan, ada namanya money lover. Dia aplikasi pengelolaan keuangan juga, tapi spesialisasinya di keuangan pribadi. Jadi saling melengkapi lah sama Tebi 😁

Alternatif 2, Anda tetap gabung catatan keuangan bisnis dengan catatan keuangan pribadi di aplikasi Teman Bisnis. Caranya:

1. pakai akun pengeluaran pribadi setiap kali ada pengeluaran untuk kebutuhan pribadi. Nanti detil pengeluarannya bisa ditaroh di catatan Tapi kekhawatiran saya, ini kalau dibiarkan akan menggerus modal.

2. Kalau pake alternatif ini, tetap harus dijatah misal Rp 2.000.000 perbulan. Anda bisa pakai aplikasi tebi, lalu pilih akun pengeluaran pribadi utk setiap pengeluaran Anda terkait urusan pribadi.

3. Coba dipantau terus agar jumlahnya tidak melebihi batas yg sudah di tetapkan

Alternatif 3, Anda bisa tetap gabung pencatatan keuangan bisnis dan keuangan pribadi di Aplikasi Teman Bisnis, tapiii.... catat pengeluaran pribadi Anda sebagai piutang usaha. Tujuannya apa? Biar ada semangat untuk ngebalikinnya hehe.

Jadi simpelnya, kalo ambil modal usaha Rp 500.000 untuk keperluan pribadi, dengan dicatat di piutang, Anda jadi punya motivasi utk "mengembalikan modal". Jadi modal usaha ga terus menerus tergerus.

Dan perlu diperhatikan kalau ambil alternatif ini, sama kaya alternatif 2,  juga harus tentuin plafon/batas piutang yang bisa mas ambil dari usaha. Biar ga kebanyakan piutang gitu hehe.

Beban Depresiasi, adalah beban penyesuaian nilai aset (harta). Ini berlaku jika kita punya harta yang ada fisiknya, seperti rumah, bangunan kantor, bangunan toko, mobil, dan sebagainya

Kalau di perusahaan manufaktur, biasanya akrab bgt sama yang namanya mesin. Nah pertanyaannya kenapa harus ada yang namanya beban depresiasi?

Tujuan dari beban depresiasi (biasa juga disebut beban penyusutan), adalah menyesuaikan nilai aset ke nilai yang sebenarnya.

Contohnya, kalau di tahun 2011 kita beli mobil seharga Rp 200jt, pertanyaannya: Apakah di tahun ini, 2018, kualitas mobil sama seperti tahun 2011?

Jawabannya mudah sekali yaa: TIDAK SAMA. Kenapa? Karena seiring berjalannya waktu, mobilnya sering dipake, tambah tua, akhirnya mesin mobil semakin aus, mobil makin rewel, sering keluar masuk bengkel.

Nahh, di akuntansi nilai mobil ini harus disesuaikan. Gimana caranya? Pake beban depresiasi.

Beban depresiasi itu biasanya dihitung tiap tahun, walau ada juga sih perusahaan super duper rajin yang ngitungin biaya depresiasi tiap bulan. Tapi lazimnya sih setahun sekali.

Nah ada banyak sekali metode penghitungan depresiasi. Tapi kita gamungkin bahas semuanya disini yaa. Jadi saya ambil metode yg paling mudah dan paling sering dipakai, yaitu metode garis lurus

Dengan memakai metode ini, aset akan didepresiasi secara sama rata tiap tahun. Berapa besarnya? Tergantung kita nentuin masa depresiasinya berapa lama. Contoh mudahnya seperti ini:

Beli mobil di Januari 2011 Rp 200juta. Trus setelah melihat pengalaman, kita bikin kebijakan bahwa mobil ini akan habis masanya setelah 5 tahun. Berarti di akhir tahun 2015, nilai mobil secara akuntansi harus Rp 0. Gimana caranya??

Karena pakai metode garis lurus, tiap tahun beban depresiasinya harus sama. Karena dia disusutkan selama 5 tahun, gampangnya yaa tinggal Rp 200juta dibagi 5 aja, bener ga??

Berarti setiap tahun, beban depresiasi mobil tersebut adala Rp 200jt/5 = Rp 40jt

sekarang masuk ke pertanyaan utamanya. Kalau misal di akhir tahun 2015, kita mau jual mobilnya. Itu gimana catetnyaa?? Sepintas agak aneh ya, karena hal berikut ini:

1. tadi kita sudah tahu bahwa mobil disusutkan 5 tahun, berartiiii.... di akhir tahun 2015 nilai buku mobil adalah Rp 0

2. Sedangkaann.... secara harga pasar, gamungkin bgt lah yaa harga mobil Rp 0. Apalagi mobilnya terhitung baru tuh baru dibeli tahun 2011, dijualnya di akhir tahun 2015

Ambil angka gampangnya aja yaa, tarohlah mobil tersebut dihargai Rp 100juta. Nah ini gimana??? Jawabannya adalah: Rp 100juta (harga jual mobil bekas) diakui sebagai keuntungan atas penjualan mobil

Biar lebih ngerti, saya kasih contoh 1 lg yaa. Misal nilai buku mobil masih sisa Rp 40juta, tapi mobilnya ditawar Rp 100jt. Berarti selisihnya (Rp 100jt-Rp 40jt = Rp 60jt) adalah keuntungan atas penjualan mobil.

Itu yang bisa saya rangkum yang di paparkan oleh Coach Jajang mengenai Tips-tips melakukan pencatatan Keuangan bagi UMKM. Jika kiranya bermanfaat silahkan untuk share artikel ini dan berikan masukan di kolom komentar.

Salam Blogger.